10 bí kíp sắp xếp thời gian cho công việc hiệu quả

Thân gửi các bạn yêu quý của Moon ! Nếu bạn đang cảm thấy bản thân bấn loạn bởi công việc dồn đến tới tấp, nếu bạn cảm thấy mình như kiệt sức và chỉ muốn đập đầu vào gối tự vẫn nhưng thậm chí không có thời gian cho việc đó, hoặc giả tỉ bạn đang cảm thấy mình làm việc rất nhiều nhưng sao vẫn không hiệu quả. Vậy thì bài viết này là dành cho bạn, với tất cả tình yêu và sự chia sẻ!

Moon là một thiết kế, khi làm việc tại Đại học Hoa Sen, ngoài quản lý và thiết kế hệ thống website trường, Moon hỗ trợ thiết kế cho các khoa, hỗ trợ truyền thông Tuyển sinh cho khoa, chụp ảnh, quản lý thư viện ảnh và vẫn tham gia các sự kiện và các hoạt động khác như dẫn học sinh tham quan Trường, … Các bạn hay hỏi Moon làm sao có thể sắp xếp để làm được nhiều thứ như vậy, trong khi chỉ riêng việc quản lý và thiết kế cho hệ thống website là đã đắm đuối lắm rồi (Thậm chí có bạn còn thốt lên: Giết người hả ? khi nghe mình nói về các website mình đang quản lý mà chưa kịp nói đến các việc khác). Nhưng còn 1 bí mật nữa là ngoài thiết kế tại Trường Moon còn làm freelancer nữa. Vậy đây là 10 bí kíp Moon đã áp dụng, hi vọng sẽ có ích cho bạn.

1. BÍ KÍP 5′

Bí kíp này được mô tả là: “Nếu yêu cầu hay công việc nào đó bạn có thể thực hiện trong vòng 5′ trở xuống, hãy thực hiện ngay”. Các bài viết thì ghi là 2′. Nhưng không sao, đây là công việc của mình nên mình có quyền đặt ra luật chơi, và luật của mình là 5′.

Những việc dưới 5′ như là yêu cầu sửa lại chính tả cho bản thiết kế, gửi 1 file nào đó cho sếp hay đồng nghiệp, trả lời 1 email ngắn, … Nó vẫn sẽ là 1 task treo lơ lửng trên đầu bạn, và việc hoàn thành nó sẽ khiến bạn có tâm trạng thoải mái và bớt áp lực để làm tiếp công việc chính của bạn.

Quy tắc này được đề cập đến trong tác phẩm “Getting Things Done” của David Ailen, được khuyến khích bởi nó đập tan sự trì hoãn. Tuy nhiên không phải là bạn phải liên tục dừng công việc chính của bạn để thực hiện các công việc 5′ mà sẽ đặt ra tiếp luật chơi cho bạn. Đó là check các công việc và thực hiện nó vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều. Khi hoàn thành được list các công việc nhỏ này bạn sẽ thấy “Wow, mình đã hoàn thành được nhiều thứ” và tràn đầy năng lượng tích cực để tiêu diệt gọn hết những công việc khó nhằn sau đó. Đặc biệt là với bí kíp này, bạn sẽ được đánh giá là người nhanh nhạy.

2. ĐẶT BẢN DANH SÁCH YÊU CẦU Ở NƠI DỄ THẤY

Bạn nên liệt kê các yêu cầu ra nếu như bạn có trên 5 yêu cầu và dán nó ngay ở mép dưới của máy tính, nơi bạn dễ thấy nhất. Điều này giúp bạn nhìn được bạn có những công việc nào cần hoàn thành cũng như đánh giá mức độ ưu tiên của mỗi công việc được dễ dàng. Giúp bạn khỏi bị quên việc, nhất là khi bạn có rất nhiều yêu cầu phải làm. Và một điều hay ho là bạn sẽ có cảm giác rất sung sướng khi đánh dấu “V” vào một nhiệm vụ mà bạn vừa hoàn thành. Nó cũng giúp bạn có thể chuyển ngay qua công việc tiếp theo mà không phải phân vân mình nên làm gì tiếp trong mớ công việc đang có.

Nhiều ưu điểm quá đúng không ? Nhưng ưu điểm tiếp theo này mới là tuyệt diệu. Đó là với bản danh sách này, bạn có thể điều đình với người yêu cầu tiếp theo của bạn. Khi họ đến và nhờ bạn thiết kế cho sự kiện hay thực hiện việc nào đó, khi nghe xong yêu cầu của họ, bạn nên ngay lập tức định hình được công việc này bạn sẽ sắp xếp nó vào đâu, và bạn có thể chỉ lên bản danh sách công việc bạn đang có và nói rằng: Hiện tại mình đang có những công việc như thế này cần hoàn thành vào lúc abc, liệu yêu cầu của bạn có thể thực hiện vào thời gian a’bc được không ? Bạn cần hiểu, bất kì ai khi yêu cầu đều muốn yêu cầu của mình được thực hiện càng nhanh càng tốt. Nhưng khi nhìn vào danh sách của bạn, họ cũng sẽ hiểu bạn có ít hay nhiều việc và bạn có sự sắp xếp để thực hiện yêu cầu công việc của họ khoa học và đúng thời gian. Như vậy họ sẽ vui lòng để đặt yêu cầu của họ vào danh sách công việc của bạn một cách hợp lý. Đó cũng là một cách để giúp khách hàng hiểu bạn hơn. Như vậy không vui sao ? Mình có nhiều khách hàng, sau khi nói chuyện thì cảm thấy rất thương mình và đó là lý do mình hay có trà sữa hay cafe uống 😛 Nỗ lực được đền đáp theo một cách rất dễ thương ha !

3. SẮP XẾP THỨ TỰ ƯU TIÊN CHO CÁC YÊU CẦU

Bạn có cả một núi việc để làm đúng không ? Vậy công việc nào nên làm trước, công việc nào nên làm sao ? Đầu tiên bạn cứ áp dụng theo nguyên tắc “First in, first out – ai đến trước làm trước” nhưng linh động thêm 1 chút về các công việc 5′ như mình đã nói.

Tuy nhiên trong quá trình làm việc, sẽ có những yêu cầu gấp và quan trọng, buộc bạn sẽ phải thực hiện nó trước. Hoặc cùng một lúc bạn nhận được email yêu cầu của 3 hay 4 công việc khác nhau. Lúc này hãy đánh giá độ ưu tiên của mỗi công việc bằng cách đánh giá: Sự kiện nào diễn ra trước ? Sự kiện nào có tầm ảnh hưởng lớn hơn ? Sự kiện nào cần sự chuyên nghiệp cao hơn ? Từ đó sắp xếp thứ tự của mỗi công việc và trả lời email theo sự sắp xếp bạn đã phân tích. Có thể bạn sẽ cần dời một số công việc đã nhận nhưng có độ quan trọng ít hơn nữa. Đừng ngại chia sẻ nó cho người đã yêu cầu để tìm ra giải pháp hợp lý.

Nếu bạn luôn nhận được các yêu cầu gấp gáp, hãy chú ý đến bí kíp 7. Và khi xác định timeline cho mỗi công việc, cần cộng thêm 10% thời gian cho rủi ro. Bạn sẽ không biết yêu cầu gấp gáp nào sẽ đập vào mặt bạn trong thời gian tới. Và 10% này không phải để bạn nhơi nhơi thời gian dài ra mà chính là để bạn có thời gian nhét thêm 1 công việc nữa vào danh sách nếu công việc đó có độ ưu tiên CỰC KÌ CAO và giúp bạn có đủ thời gian phản ứng với những rủi ro có thể xảy ra như bị ốm, máy bị trục trặc, …

4. LÀM VIỆC TẬP TRUNG 

Một lần nữa mình nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập danh sách công việc với mức độ ưu tiên được định sẵn. Nó sẽ giúp bạn chuyển sang công việc mới ngay lập tức thay vì phải phân vân mình sẽ làm gì tiếp? Mà trong thời gian phân vân đó, sẽ rất dễ khiến mình xao nhãng bởi tám chuyện, facebook, …

Mình khá là ghét cảm giác bị mất mát thời gian bởi những thứ không hợp lý. Điều này có lẽ được xây dựng từ thời gian làm việc trong môi trường toàn các bạn nam của công ty phần mềm ngày xưa. Bước vào làm việc với sự tập trung cao độ và không có chuyện tám tới tám lui ngoài việc thảo luận về công việc. Và cũng chính vì vậy mình trở nên khó tính hơn khi ai đó làm mất sự tập trung của mình.

Mình sẽ liệt kê các ưu điểm của làm việc tập trung cho bạn xem nhé:

  • Hoàn thành công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Bạn không bị các câu chuyện khác xen ngang làm ngắt mạch suy nghĩ và đôi khi bạn sẽ phải bắt đầu lại để có thể tiếp tục công việc.
  • Biết tôn trọng sự tập trung của người khác. Và như vậy bạn không giỡn quá lố, nói quá to làm ngắt luồng suy nghĩ của họ, đồng nghĩa với việc họ sẽ không cảm thấy phiền vì bạn.
  • Bạn dễ nhận được sự giúp đỡ khi thực sự quá tải trong công việc hơn. Hãy tưởng tượng nhé, nếu bạn luôn tập trung làm việc mà đồng nghiệp của bạn thì chơi, rồi đột nhiên họ có nhiều công việc và quá tải, nhờ bạn giúp đỡ, bạn có vui lòng để giúp không ? Không ! Hãy nói cho mình lý do để mình giúp đi ??? Thời gian của mình quý giá, vì vậy mình sẽ giúp người xứng đáng được giúp, đó là người cũng biết tập trung cho công việc.
  • Bạn được đánh giá tốt hơn. Sếp không phải là bù nhìn – hãy nhớ vậy nhé ! Cho dù sếp không trực tiếp làm công việc của bạn, nhưng sẽ đánh giá được thái độ làm việc của bạn. Hơn nữa, dựa vào kết quả làm việc, tốc độ làm việc, cũng sẽ đánh giá được hiệu quả làm việc của bạn. Vì vậy sẽ vui lòng du di cho bạn hơn nếu đột nhiên bạn đi trễ một chút hoặc khi bạn hoàn thành xong công việc và chạy đi mua cafe để tự thưởng 😀 Bạn cũng sẽ được “bảo vệ” nếu chẳng may có sai lầm, ai mà không có sai lầm đúng không ? Nói chung là bạn chỉ cần tập trung cho công việc, còn lại mọi thứ khác đều rất dễ thở. Nhưng đừng quá lạm dụng sự ưu ái này vì điều gì cũng có giới hạn của nó cả.
  • Bạn sẽ trở thành “người được mong muốn có trong tổ chức” bởi vì sự tập trung mang đến hiệu quả cho công việc.

Từng đó ưu điểm đã đủ thuyết phục bạn chưa ?

5. YÊU CẦU TRỢ GIÚP HOẶC SẮP XẾP

Nếu bạn đã thực hiện 4 quy tắc trên, nhưng vẫn quá tải. Bạn nên đề nghị được giúp đỡ. Mình đã từng làm việc cùng một số bạn rất chăm chỉ và tập trung nhưng công việc vẫn quá tải, họ vẫn ôm nó một mình với tất cả sự căng thẳng mà đôi khi không cần thiết phải như vậy. Chúng ta là người có khả năng làm việc độc lập cao, điều đó rất tốt, nhưng đừng quên chúng ta cũng là một tập thể. Nếu bạn có 10% thời gian rủi ro, bạn tập trung cho công việc và có thể hoàn thành sớm thì bạn vẫn có thể sắp xếp được thời gian để hỗ trợ đồng nghiệp những gì bạn có thể làm được. Và ngược lại, đồng nghiệp cũng sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn. Sự tương trợ lẫn nhau sẽ khiến cho việc đi làm của bạn trở nên vui vẻ hơn và nó cũng sẽ trở thành những kỉ niệm đáng nhớ. Ví dụ như phòng mình từng cùng nhau kiểm tra phong bì đăng ký, và thật ngạc nhiên khi một số phong bì có một ít tiền lẻ, thế là mọi người hăng hái hẳn lên, khi kiểm tra xong số tiền có được cũng đủ để mua mỗi người một li cafe thôi nhưng quan trọng là tất cả đã có kỉ niệm vui vẻ, rồi mình còn thu thập được các con tem lạ, …

Tuy nhiên đôi khi đặc thù công việc của bạn quá riêng biệt và không thể trợ giúp được, cũng không thể tự sắp xếp hơn nữa. Hãy gặp sếp của bạn để đề nghị sắp xếp lại công việc và độ ưu tiên, thông thường khi gặp sếp rồi thì đề nghị thường là dời lại một số việc đã được lên lịch, hoặc nhờ sếp can thiệp để có thể hủy hoặc chuyển một số việc nào đó mà khi ấy lời nói của sếp sẽ hiệu quả hơn bạn. Sẽ tốt hơn nếu bạn gặp sếp và đã có sẵn đề nghị rồi. Sếp là người hiểu được mức độ ưu tiên của công việc và sẽ đánh giá được đề nghị của bạn để giúp bạn hoặc đưa ra giải pháp tối ưu hơn cho bạn. Hãy tận dụng uy lực này của sếp nhé. Và hẳn nhiên 2 cái đầu sẽ thấu đáo hơn là 1.

6. BIẾT TỪ CHỐI

Khi mà 5 bí kíp trên đã được sử dụng, và bạn không thể đảm đương công việc nhiều hơn nữa. Hãy biết từ chối yêu cầu mới. Hẳn nhiên điều này liên quan đến bí kíp thứ 7. Bạn không thể nói với người yêu cầu đơn giản: “Em không làm được việc này nữa, em quá tải lắm rồi”, mà hãy đưa cho người yêu cầu giải pháp để họ có thể hoàn thành công việc của họ nữa.

Tại sao bạn nên từ chối ? Nếu bạn đã biết chắc rằng bạn không đảm đương nổi, nghĩa là bạn có thể trễ deadline cho việc đó, bạn đừng nên nhận. Đúng, tiền quan trọng, nhưng cũng nên nhớ công việc của khách hàng cũng quan trọng. Là một người thiết kế, sản phẩm của bạn sẽ là bộ mặt cho sự kiện của khách hàng, hoặc là bộ mặt cho công ty khách hàng, rất quan trọng. Vì vậy hãy lựa chọn giải pháp tối ưu cho khách hàng giống như bạn chính là khách hàng vậy.

Mình rất khuyến khích việc nhận những yêu cầu cao, như vậy mình sẽ luôn học hỏi được thêm nhiều điều mới. Tuy nhiên nếu yêu cầu đó vượt qua khả năng của bạn, nhưng bạn lại không có đủ thời gian để học cách thực hiện nó. Bạn cũng nên từ chối. Mình đã từng nhận những dự án “chữa cháy” của khách hàng mà ở đó các bạn nhận nhưng sau đó thấy nó vượt quá sức và không làm nổi nữa các bạn “chạy làng”. Thật tệ đúng không ? Khi mà bạn phải bỏ đi thù lao cho một khoảng thời gian bạn đã làm, lại bị ảnh hưởng đến danh tiếng trong nghề của bạn, còn khách hàng thì đánh giá bạn không tốt và phải lo lắng để làm sao giải quyết hậu quả bạn để lại.

Điều này cũng rút ra cho bạn 1 kinh nghiệm nữa là, nếu dự án nào vượt quá khả năng của bạn, hãy đề nghị thời gian hợp lý để bạn có đủ thời gian học hỏi những kỹ thuật hoặc công cụ giúp bạn hoàn thành được dự án đúng yêu cầu. Để có được kết quả lý tưởng này, bạn phải cố gắng thôi, và hãy cố gắng nhé, vì kết quả có được sẽ xứng đáng với những gì bạn nỗ lực. Ít nhất là sau dự án, bạn biết được thêm nhiều điều mới khiến bạn trở nên “mạnh” hơn.

7. HÃY TƯ VẤN

Bạn là thiết kế, bạn được đào tạo về chuyên môn cho công việc này. Vì vậy hãy ngừng hét lên: “Tại sao sếp không hiểu công việc của tôi? Tại sao đồng nghiệp không hiểu công việc của tôi? Tại sao khách hàng không hiểu công việc của tôi?” Tại sao họ phải hiểu công việc của bạn khi bạn không nói ra và đó không phải là chuyên môn của họ?

  • Ở bí kíp 5′, nếu bạn liên tục nhận được những yêu cầu 5′ như vậy, và những 5′ đó chiếm hết 1h của bạn. Nếu đấy là những lỗi chính tả tủn mủn phải sửa và người thiết kế sẽ lâu lâu nhận được yêu cầu sửa một vài lỗi, hãy đề nghị họ kiểm tra thật kỹ, và bạn chỉ sửa file 2 lần thôi. Ràng buộc này sẽ giúp đồng nghiệp của bạn tập trung hơn cho việc kiểm tra của họ và tránh mất thời gian của đôi bên mà bạn lại có thể hoàn thành công việc của bạn, đừng để một công việc nào đó dây dưa quá lâu, nó sẽ khiến bạn thấy nặng nề. Sự kiên quyết và chuyên nghiệp của bạn sẽ thúc đấy được tốc độ. Thứ 2, bạn nên đề nghị đồng nghiệp/khách hàng gửi yêu cầu trước một khoảng thời gian cố định để bạn có thể sắp xếp được công việc và giải quyết nó trong thời gian hợp lý. Nếu 5h chiều là hết giờ làm, 4h50′ họ gửi 1 yêu cầu và mong bạn giải quyết trong ngày, bạn có thể giúp họ 1 lần kèm theo tư vấn cho họ về việc nên gửi sớm bao lâu, đồng thời ghi rõ bạn sẽ không giúp lần thứ 2 trong trường hợp như vậy nữa. Khi bạn đã có thông báo cho họ, thì lần sau bạn có quyền dời yêu cầu đó nếu họ vẫn tiếp diễn.
  • Ở bí kíp 2 và 3, khi nhận được 1 yêu cầu, bạn nên cho khách hàng biết yêu cầu đó có thể được giải quyết theo cách nào ? Khách hàng đôi khi không nắm rõ hệ thống như bạn, nhất là website. Vì vậy đôi khi họ sẽ yêu cầu tạo hẳn 1 website mới chẳng hạn, nhưng thực tế, website của bạn đã được cấu trúc để chỉ cần tạo thêm 1 mục mới. Như vậy giải quyết được yêu cầu và tiết kiệm thời gian cũng như sử dụng những nguồn tài nguyên (website) có sẵn 1 cách hiệu quả.
  • Hãy bình tĩnh nghe yêu cầu của khách hàng, đánh giá yêu cầu, và sau đó chỉ cho khách hàng danh sách yêu cầu của bạn, và đề nghị thời gian phù hợp mà bạn có thể thực hiện yêu cầu của họ. Nếu họ thấy không thể chờ, hãy tư vấn cho họ những cách giải quyết khác, ví dụ ai có thể thay bạn thực hiện việc này, hoặc cần outsource ra ngoài hay không ? Bạn sẽ rất vui nếu xuống phòng kế toán và được hướng dẫn tận tình, vậy thì người khác cũng sẽ rất vui nếu đến chỗ bạn và được bạn hướng dẫn rõ để giải quyết được yêu cầu của họ. Đó là lý do ở trên mình nói đừng chỉ đơn giản từ chối yêu cầu của họ khi bạn thực sự có thể làm được nhiều hơn thế.

8. GIỮ INBOX EMAIL SẠCH SẼ VÀ LUÔN CÓ PHẢN HỒI

Có nhiều nguyên tắc về việc check email vào lúc nào. Thường mình sẽ check vào buổi sáng để inbox mail của mình được sạch sẽ. Có vẻ như mình là người bị ám ảnh về sự hoàn hảo :)) nên mình không thích email mình có báo số lượng email chưa đọc cao. Nó khiến mình có cảm giác còn nhiều việc mình chưa đụng đến hay chưa làm tới. Vì vậy buổi sáng mình sẽ kiểm tra các email yêu cầu, trong thời gian làm việc nếu có email mới đến, là email quan trọng mình sẽ đọc, còn email không quan trọng lắm mình sẽ để đó. Đến cuối cùng sẽ check lại 1 lượt và các email không cần đọc mình sẽ dùng lựa chọn “đánh dấu đã đọc” và email của mình cuối ngày sẽ không còn email nào tồn đọng. Mình sẽ trở về nhà với cảm giác khoan khoái rằng hôm nay mình đã làm được rất nhiều việc và hoàn thành kế hoạch của ngày. Đó là một cảm giác rất dễ chịu giống như khi bạn trở về nhà và căn nhà gọn gàng thơm tho vậy.

Đối với việc sử dụng email, có một điều quý giá mình được học từ khi là sinh viên và làm freelancer cho một công ty về công nghệ. Khi ấy sếp của mình gửi email chào mừng cho toàn bộ team và chỉ duy nhất một người trong team trả lời cảm ơn (không phải mình và thậm chí cũng không phải leader của mình) sau đó team của mình đã nhận được 1 email khen ngợi thành viên duy nhất đó bởi sự phản hồi và sự chuyên nghiệp của bạn. Email đấy đã thức tỉnh mình, và mình nhận ra rằng nên luôn có phản hồi. Bởi đơn giản bạn có bao giờ gửi đi 1 email mà không trông chờ phản hồi của người nhận không ? Đúng vậy, bạn bỏ thời gian viết email là vì bạn chờ sự phản hồi của người nhận. Nếu bạn chưa thể trả lời đề nghị hay câu hỏi của họ, thì phản hồi của bạn có thể là: Bạn đã nhận được đề nghị, Thời gian bạn có thể đưa ra câu trả lời, hoặc là cảm ơn, …

Vậy có phải tất cả các email bạn đều cần trả lời ? Không, không hẳn. Có một nguyên tắc khi viết email bạn cần nắm. Khi email được gửi có 3 lựa chọn:

  • “to” đến ai, nghĩa là bạn cần phản hồi của họ.
  • “cc” nghĩa là bạn muốn họ nắm thông tin nhưng không cần phản hồi lại
  • “bcc” nghĩa là bạn muốn họ nắm thông tin, có thể phản hồi hoặc không tùy vào nội dung email, nhưng người khác sẽ không biết bạn có gửi email đến họ.

Vậy nên nếu bạn nhận được một email gửi to đến bạn, nhất định cần trả lời. Còn các trường hợp khác, tùy vào tính chất của email, nhưng nếu người gửi có tâm chia sẻ cho bạn điều gì đó, nên gửi lời cảm ơn đến họ.

9. GIỜ NÀO VIỆC NẤY

Mình làm việc ở trường Đại học, mình nhận thêm các dự án freelancer và đồng nghiệp của mình cũng thế (hầu hết các thiết kế đều như vậy – đó là đặc quyền của thiết kế nhỉ 😛 ). Điều khác biệt là đôi khi có bạn mang công việc freelancer vào làm ở giờ làm việc. Bạn nghĩ rằng bạn đã làm xong việc rồi, hoặc bạn có thể sắp xếp được thời gian (nhưng theo mình thấy những ai thường phải mang việc freelancer vào công ty làm đều không thể tự quản lý thời gian của họ, và dù là việc freelance hay việc chính, họ đều bị trễ. Điều đó hẳn nhiên bởi họ không quản lý được thời gian freelance nên mới phải ôm nó vào làm ở nơi làm việc). Mình nghĩ rằng không nên lẫn lộn như thế, nó sẽ khiến bạn mệt mỏi và người quản lý của bạn sẽ không thích sự ăn gian thời gian như vậy. Nếu bạn là người quản lý, mình tin là bạn cũng không muốn trả tiền để nhân viên của mình đi làm việc của tổ chức khác.

Hãy đặt cho mình nguyên tắc hoàn thành công việc chính ở nơi làm việc, không mang công việc về nhà, bởi bạn có cuộc sống riêng của mình. Sau thời gian đó, bạn có thể làm gì tùy ý bạn, đọc sách, đi chơi, làm dự án, … Ngược lại, đừng làm những việc kia trong giờ làm việc. Bạn tôn trọng điều đó, người khác sẽ tôn trọng bạn.

Bí kíp này còn có nghĩa nếu bạn là nhân viên hay người quản lý hãy xác định đâu là thời gian làm việc, đâu là thời gian để refresh và enjoy thời gian đó. Giờ họp là để họp, không phải để lướt facebook. Giờ làm việc ở công ty là để giải quyết công việc của công ty không phải để giải quyết việc của công ty khác. Giờ teambuilding là để vui chơi và gắn kết nhóm, không phải là để ôm máy tính làm việc, …

10. HÃY TÔN TRỌNG THỜI GIAN CỦA NGƯỜI KHÁC NHƯ THỜI GIAN CỦA CHÍNH BẠN

Mình nhấn mạnh điều này bởi vì có một sự tồn tại đáng buồn đó là “Giờ dây thun” và “Hứa lèo”. Nếu những điều này xảy ra trong công việc nó sẽ khiến bạn bị đánh giá rất tệ. Còn nếu xảy ra trong cuộc sống thì rất là chán :D. Với một người có sự sắp xếp thời gian khoa học, bạn sẽ thấy họ rất hiếm khi trễ hẹn. Bởi họ cũng biết rằng họ không thích người khác trễ hẹn, mỗi sự trễ hẹn sẽ “ăn” vào thời gian của công việc tiếp theo mà họ đã sắp xếp. Hoặc họ đã phải sắp xếp lại thời gian biểu của họ để dành khoảng thời gian đó cho bạn. Vì sao ? Họ coi trọng bạn hơn những công việc đó. Vậy tại sao bạn lại không tôn trọng điều đó mà xài giờ dây thun để ảnh hưởng đến họ ?

Và đây là những cách để “trị” chứng bệnh này:

  • Mình có một người bạn, luôn trễ ít nhất 30′. Nếu họ trễ, mình sẽ thẳng thắn bày tỏ sự không hài lòng. Đừng nghĩ rằng lần sau hẹn họ nên hẹn sớm hơn 30′. Làm như thế bạn đang dung túng cho họ và biến mình thành người trễ 30′ như họ. Vì sao phải tốn năng lượng của mình để nghĩ cách thỏa hiệp với cái sai ? Vì vậy sau này mình không chờ nữa, yêu cầu họ nếu cần gặp mình hãy đến chỗ mình. Mình sẽ tiếp tục công việc của mình cho đến khi họ tới. Nếu họ tới trễ so với thời gian họ hẹn, mình sẽ làm tiếp công việc mình dang dở mà vì họ chưa có mặt nên mình làm thêm. Và họ phải chờ mình như 1 hình phạt cho sự trễ tràng. Xứng đáng thôi ! Đó là với người bạn lâu năm, và thời gian khiến mình có sự tôn trọng với họ. Còn nếu không phải là bạn lâu năm thì đừng hẹn nữa.
  • Đó là với người đến trễ. Còn với người cho bạn “leo cây” thì sao ? Không có cơ hội thứ 2. Bạn không cần phải là thánh nhân, tha thứ mọi lỗi lầm của người khác. Nếu bạn bỏ qua họ sẽ để bạn chờ lần thứ 2, thứ 3. Bạn có nhiều thời gian rảnh thế sao ? Mình không bao giờ tin tưởng người nói nhưng không làm được, và người hẹn nhưng không đến. Và không có cách gì để vực dậy lòng tin đã mất. Rất tiếc! Vì vậy đừng nói nếu bạn không thể sắp xếp, đừng hứa nếu bạn biết bạn không thể thực hiện. Nếu bạn coi lời nói của bạn như một trò đùa, người khác sẽ coi bạn là kẻ thiếu nghiêm túc (nói một cách nhẹ nhàng).
  • Mình cũng có một người bạn luôn trễ hẹn khác 😀 và mỗi dịp cả nhóm đi chơi xa đều phải chờ bạn ấy. Cho tới một lần mình quyết định không chờ đợi gì cả. Tất cả đều được thông báo thời gian, đúng giờ khởi hành. Những lần sau, bạn ấy đã đến đúng giờ, tất cả đều khỏe. Nếu như cứ chờ đợi, sự bực bội vì việc trễ hẹn của bạn ấy kéo từ lần này qua lần khác, và tại sao lại phải như vậy ? Đừng dung túng nữa !

Nhưng nếu bạn thực sự có việc gấp và sẽ trễ hoặc không đến được thì sao ? Trước giờ hẹn, khi thấy mình không thể đến đúng giờ, hãy gọi hoặc nhắn tin cho họ và báo lại thời gian bạn có thể có mặt hoặc xin lỗi họ nếu không đến được. Với việc bạn không thể đến, có thể họ sẽ có giận, nhưng vẫn đỡ hơn là bạn không hề báo và bắt người khác chờ dài cổ ra.

Bạn có thể mất đi một vài cuộc hẹn, mất đi một vài người tám chuyện nếu bạn áp dụng những cách “trị bệnh” mình đã nêu. Nhưng những người còn lại bên bạn đều sẽ đáng giá, bởi họ tôn trọng thời gian của bạn, và vì thế họ tôn trọng bạn. Hãy trân trọng những người đó.

Và trên hết, điều cuối cùng mình không đặt nó vào một trong số bí kíp, mà là điều nhất thiết bạn phải làm. Đó là hãy cho cơ thể và bộ óc của bạn có thời gian để phục hồi. Khi bạn đã dồn toàn bộ năng lượng cho công việc rồi, hãy tận dụng cuối tuần của bạn hiệu quả. Nếu bạn thích du lịch, hãy đi. Nếu bạn thích tâm sự, hãy gặp bạn bè. Nếu bạn thích đọc sách, hãy kiếm một ô cửa sổ. Nếu bạn thích chụp ảnh, hãy vác máy lên, … Điều này càng quan trọng nếu bạn là một Designer, bởi đối với designer sự sáng tạo là một trong những yếu tố quan trọng đối với bạn. Nếu bạn phải làm việc liên tục từ dự án này qua dự án khác, đến lúc bạn sẽ nhận ra bạn bị kiệt sức, bạn luôn dẫm lại lối mòn và các sản phẩm của bạn sẽ na ná nhau. Hãy tự cứu sự sáng tạo của mình bằng cách refresh bộ não của bạn trước. Không có nghĩa bạn dừng làm trong giờ làm việc, bạn có ngày cuối tuần và có ngày phép trong năm để thực hiện điều này. Và mình hi vọng sếp của bạn cũng sẽ khuyến khích bạn sử dụng quyền lợi này hiệu quả. Người sếp mà đến giờ mình vẫn cảm kích, là người khi xem lại số ngày phép của mình thì đã email cho mình và ghi: “Ngày phép là quyền lợi của em, hãy sắp xếp nghỉ để refresh bản thân đi !” Khi đó mình chỉ nghĩ:”Sếp là số dzách :)) em sẽ nghỉ ngơi chất lượng và quay lại làm việc hăng say vì sự tử tế của sếp.” Ha ha thì ra mình là người rất khó tính nhưng cũng dễ mềm lòng.

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s